วันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2567 เวลา 09.30 น. นายชยชัย แสงอินทร์ รองอธิบดีกรมการพัฒนาชุมชน เป็นประธานเปิดโครงการทบทวนความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แก่เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานสารบรรณ รุ่นที่ 1 จำนวน 20 จังหวัด (ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ) ณ ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา ผ่านระบบการประชุมทางไกล Conference ซึ่งจัดระหว่างวันที่ 15 – 16 กุมภาพันธ์ 2567 โดยมีนายไพโรจน์ โสภาพร เลขานุการกรม กล่าวรายงานวัตถุประสงค์ และนายสมนึก มณีพินิจ ผู้อำนวยการศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครราชสีมา ผู้เข้าอบรม จำนวน 103 คน ร่วมพิธีเปิด

นายชยชัย แสงอินทร์ รองอธิบดีกรมการพัฒนาชุมชน กล่าวว่า ในปัจจุบันรัฐบาลมีนโยบายที่ผลักดันให้หน่วยงานต่าง ๆ พัฒนาระบบงานเข้าสู่การบริหารงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ได้กำหนดให้หน่วยงานภาครัฐได้นำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในงานสารบรรณ ของหน่วยงาน โดยให้คำนิยามของ “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” คือ การรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อการทำงาน ที่สอดคล้องกับระเบียบ และวิธีปฏิบัติงานสารบรรณของหน่วยงานราชการ การใช้งานง่าย และช่วยลดระยะเวลาในการทำงานช่วยพัฒนาบุคลากรในหน่วยงาน โดยสามารถบันทึกการรับ-ส่ง หนังสือเวียน การออกเลขหนังสือ ตามระเบียบ ติดตามสถานะล่าสุดของหนังสือ อำนวยความสะดวกรวดเร็วในการค้นหาหนังสือ ด้วยเงื่อนไขที่ผู้ใช้สามารถกำหนดเองได้ ดังนั้น การปฏิบัติหน้าที่ราชการในปัจจุบัน นอกจากต้องมีความรอบรู้ งานตามบทบาทหน้าที่แล้ว ผู้ปฏิบัติงานยังต้องมีความรู้ด้านระเบียบกฎหมาย ที่เกี่ยวข้องกับระบบราชการอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งต้องใช้ควบคู่ไปกับการทำงานอย่างถูกต้องและเหมาะสม การที่เจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนทั้งหลายได้มารับการอบรม ตามโครงการในครั้งนี้ จึงถือเป็นโอกาสดี ที่ท่านจะได้รับความรู้ความเข้าใจในวิธีปฏิบัติราชการ ด้วยระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ กฎและระเบียบที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนการดำเนินงานของสารบรรณกลาง ของกรมการพัฒนาชุมชน ของแต่ละสำนัก กอง ศูนย์ ได้ฝึกปฏิบัติจริง และร่วมกันการวิเคราะห์สภาพปัญหา และแนวทางแก้ไขในการปฏิบัติงาน อีกทั้ง เกิดการสร้างเครือข่ายของกลุ่มผู้ปฏิบัติงาน จึงขอให้ท่านทั้งหลายได้ตั้งใจ และใช้เวลาอย่างเต็มที่ ในการรับความรู้และประสบการณ์จากวิทยากร เพื่อนำความรู้ที่ได้รับไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน และเป็นการป้องกันเพื่อมิให้เกิดการกระทำผิดหรือสร้างความเสียหายแก่ทางราชการขึ้นได้

นายไพโรจน์ โสภาพร เลขานุการกรม กล่าวว่า ด้วยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไข เพิ่มเติม ให้ส่วนราชการที่เป็นนิติบุคคลให้มีการรับ – ส่งหนังสือระหว่างส่วนราชการ ในรูปแบบ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่รวมถึงกรณีหนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ. 2552 ที่ยังคงให้ทำเป็นหนังสือราชการ และจัดส่งตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณดังกล่าวต่อไป

กรมการพัฒนาชุมชน ได้เริ่มดำเนินการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อปี 2564 โดยใช้ระบบการดำเนินงานของ สำนักงานรัฐบาลดิจิทัล (สพร.) เนื่องจากเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานมีการปรับเปลี่ยนหน้าที่ หรือ (โอน) ย้ายปฏิบัติงานในหน้าที่อื่น ทำให้การปฏิบัติงานสารบรรณ ไม่เป็นไปอย่างต่อเนื่อง และได้ดำเนินการขยายผลไปยัง กลุ่มงานในสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัด และสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ ทุกอำเภอ สำนักงานเลขานุการกรม จึงได้จัดทำโครงการทบทวนความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์แก่เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานสารบรรณ ทั้งในระดับกรมและระดับจังหวัด โดยมีวัตถุประสงค์ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมโครงการได้รับความรู้ ความเข้าใจและสามารถใช้งานระบบสารบรรฯอิเล็กทรอนิกส์ ได้อย่างถูกต้อง ทั้งการสร้างหนังสือ ตลอดจน การรับ-ส่งภายในหน่วยงาน ตั้งแต่ต้นทาง จนสิ้นสุดปลายทางหนังสือ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมโครงการได้เข้าใจถึง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 รวมถึงขั้นตอนการทำลายหนังสือและ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมโครงการ มีความรู้ ความเข้าใจและสามารถถ่ายทอดความรู้ให้กับเพื่อนร่วมงาน สามารถทำงานแทนกันได้